Guide
Dématérialiser son courrier papier : méthode en 6 étapes
Passer au courrier numérique ne consiste pas seulement à acheter un scanner. Voici l'ordre dans lequel s'y prendre pour ne rien perdre en route.
1. Faire l'inventaire de votre courrier
Pendant un mois, notez les types de courriers reçus : factures, administratif, banque, assurances, publicité, juridique. Vous saurez ce qui doit être traité, ce qui peut être détruit sans ouverture, et le volume mensuel à prévoir.
2. Décider quels originaux conserver
Certains documents doivent rester en papier, ou vous voudrez les garder pour sécurité. À titre indicatif :
| Type de document | Original à garder ? |
|---|---|
| Facture fournisseur | Le scan suffit en général ; vérifiez avec votre expert-comptable |
| Courrier administratif courant | Le scan suffit en général |
| Contrat signé à la main | Souvent oui, si l’enjeu est important |
| Acte notarié, titre de propriété, statuts | Oui |
| Chèque, carte bancaire, pièce d’identité | Oui, jamais détruits |
| Publicité | Non |
3. Choisir comment le courrier arrive chez le service de numérisation
Réexpédition La Poste pour tout faire suivre d'un coup, et changement d'adresse auprès de vos principaux expéditeurs pour le long terme. Détail dans notre page réexpédition.
4. Fixer un standard de scan
- recto-verso, couleur, 300 dpi
- PDF avec texte reconnu (OCR)
- un fichier par pli, avec la photo de l’enveloppe
- nommage : date, expéditeur, type
5. Organiser le classement et les destinataires
Décidez qui reçoit quoi : la comptabilité reçoit les factures, le dirigeant les courriers des administrations. Une règle par expéditeur évite les relais manuels.
6. Définir les durées de conservation
Les durées légales de conservation varient selon le type de document (les pièces comptables, par exemple, se conservent plusieurs années). Demandez confirmation à votre expert-comptable, puis paramétrez la durée dans votre espace. Un scan est une copie : sa valeur probante dépend du document et de l'usage.
Questions fréquentes
Que devient l'original papier ?
Il est broyé juste après la numérisation et un certificat de destruction est ajouté à votre espace. Si vous choisissez la réexpédition, l'original vous est renvoyé au lieu d'être détruit. Les documents de valeur (chèques, moyens de paiement, pièces d'identité, actes originaux) ne sont jamais détruits.
Les scans ont-ils une valeur juridique ?
Un scan est une copie : sa force probante dépend du document et de l'usage que vous en faites. Relève ne propose pas d'archivage à valeur probante certifiée. Pour les actes, titres et contrats dont vous devez conserver l'original, choisissez la réexpédition de l'original.
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