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Numérisation de courrier pour les entreprises
Relève ouvre, scanne et classe le courrier papier de votre société, puis le met à votre disposition en PDF avec texte recherchable. Plus de tri au bureau, plus de plis oubliés dans un tiroir.
Quels courriers numérisons-nous ?
Tout le courrier postal de votre entreprise, quel que soit l'expéditeur :
- factures fournisseurs, relevés et avis d’échéance
- courriers administratifs : impôts, URSSAF, greffe, caisses de retraite
- courriers de banques et d’assurances
- contrats, avenants et courriers d’avocats
- lettres recommandées, avec la procuration La Poste
Un scan fait pour être lu, classé et retrouvé
- recto-verso en couleur, 300 dpi
- un fichier PDF par pli, avec texte reconnu (OCR) pour la recherche plein texte
- photo de l'enveloppe fermée, pour garder l'expéditeur et le cachet de la poste
- nom de fichier lisible : date, expéditeur, type de document
Le parcours d'un pli, de la boîte aux lettres au PDF
- Réception. La boîte aux lettres est relevée chaque jour ouvré, l’enveloppe est photographiée.
- Ouverture et numérisation par un opérateur habilité, au plus tard 24 heures ouvrées après la réception.
- Application de vos règles : qui reçoit quoi, où classer, quoi ne jamais ouvrir.
- Livraison par email, dans votre espace client ou vers vos outils.
- Destruction certifiée de l’original, avec certificat horodaté, ou réexpédition si vous le demandez.
Jamais détruits : chèques, cartes bancaires, pièces d'identité, cartes Vitale et actes originaux. Ils sont numérisés, signalés dans votre espace et réexpédiés en lettre suivie à l'adresse que vous indiquez.
Pourquoi numériser son courrier professionnel
- Vous n'avez plus besoin d'être sur place pour ouvrir le courrier.
- Vos équipes retrouvent un document en quelques secondes, par expéditeur ou par mot-clé.
- La comptabilité reçoit les factures le jour même, sans attendre une pochette.
- Les échéances (impôts, assurances, loyers) ne dépendent plus de la présence d’une personne au bureau.
Vous voulez connecter ce flux à vos outils ? Voyez le courrier papier pour agents IA.
Questions fréquentes
Quel est le délai de numérisation ?
24 heures ouvrées à partir de la réception, du lundi au vendredi hors jours fériés. Un pli reçu le vendredi après la relève est numérisé le lundi.
Que devient l'original papier ?
Il est broyé juste après la numérisation et un certificat de destruction est ajouté à votre espace. Si vous choisissez la réexpédition, l'original vous est renvoyé au lieu d'être détruit. Les documents de valeur (chèques, moyens de paiement, pièces d'identité, actes originaux) ne sont jamais détruits.
Les lettres recommandées sont-elles prises en charge ?
Oui, avec la procuration La Poste que vous signez à l'inscription. Nous retirons vos recommandés, puis l'avis de réception et le contenu sont numérisés comme un pli ordinaire.
Les scans ont-ils une valeur juridique ?
Un scan est une copie : sa force probante dépend du document et de l'usage que vous en faites. Relève ne propose pas d'archivage à valeur probante certifiée. Pour les actes, titres et contrats dont vous devez conserver l'original, choisissez la réexpédition de l'original.
Ouvrez votre adresse Relève aujourd’hui
Vos premiers plis numérisés dès le lendemain ouvré de leur réception.